Tóm tắt hồ sơ nên chuẩn bị trước

Đối với trường hợp phổ biến: Người Việt → sở hữu 100% Single-Member LLC tại Mỹ → đăng ký Wise Business, nên chuẩn bị tối thiểu:

Không phải Wise sẽ yêu cầu tất cả các tài liệu trên trong mọi hồ sơ. Hệ thống có thể xác minh tự động một số thông tin và chỉ yêu cầu bổ sung khi cần.

1. Điều kiện cơ bản để đăng ký Wise Business cho LLC Mỹ

Wise cũng quy định tiền chuyển thay mặt doanh nghiệp phải được xử lý qua Wise Business.

Đối với một US LLC, Wise thường thu thập:

2. Hồ sơ LLC cần chuẩn bị

Articles of Organization / Certificate of Formation

Đây là giấy tờ chứng minh LLC đã được thành lập hợp pháp tại bang.

• Articles of Organization.
• Certificate of Formation.
• Certificate of Organization.
• Tài liệu tương đương do bang cấp.

Ví dụ:

Nếu Wise đang yêu cầu Legal Business Name thì không nên tự đổi thành Nova Commerce hoặc một trading name khác.

3. EIN – Employer Identification Number

Nên chuẩn bị:

• EIN.
• SS-4 có xác nhận của IRS nếu có.
• IRS EIN confirmation.
• Form 147C nếu sử dụng để xác nhận lại EIN.

Wise cho biết các tài liệu phổ biến họ chấp nhận để xác minh EIN bao gồm Form 147C và Form SS-4 đã được IRS xử lý/trả lại.

Thông tin càng đồng nhất thì quá trình verification càng dễ xử lý.

4. Operating Agreement

Operating Agreement đặc biệt hữu ích với Single-Member LLC vì nó thể hiện:

• Chủ sở hữu LLC là ai.
• Tỷ lệ sở hữu.
• Quyền quản lý công ty.
• Cấu trúc của LLC.

Wise có thể yêu cầu ownership documents như:

• Shareholder Register.
• Operating Agreement.
• Partnership Deed.

5. Passport của chủ sở hữu

Với người Việt không cư trú tại Mỹ, passport là tài liệu quan trọng nhất nên chuẩn bị cho bước xác minh danh tính.

Wise thường chấp nhận tùy trường hợp:

• Passport.
• National ID Card.
• Photo Driving Licence.

Passport nên đảm bảo

• Còn hạn.
• Ảnh rõ nét.
• Không chỉnh sửa.
• Hiện đầy đủ họ tên.
• Ngày sinh.
• Passport number.
• MRZ.
• Không che góc giấy tờ.

6. Thông tin UBO – Ultimate Beneficial Owner

UBO hiểu đơn giản là: người cuối cùng thực sự sở hữu hoặc kiểm soát doanh nghiệp.

Wise yêu cầu thông tin của những người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu từ 25% trở lên, hoặc có quyền kiểm soát doanh nghiệp.

Wise có thể yêu cầu:

• Full Name.
• Date of Birth.
• Residential Address.
• Email.
• Job Title.
• Photo ID.

7. Controller của LLC

Controller là người có quyền kiểm soát hoặc quản lý chính đối với doanh nghiệp.

Trong nhiều trường hợp người đó vừa là: Owner + UBO + Controller.

Wise chỉ cho phép khai một Controller trên mỗi tài khoản.

8. Registered Address và Trading Address hoàn toàn khác nhau

Trading Address có thể là:

• Nhà.
• Văn phòng.
• Cửa hàng.
• Studio.
• Co-working space.

Không được dùng làm Trading Address theo nội dung nguồn:

• PO Box.
• Mail forwarding.
• Mail receiving service.
• Virtual office.
• Văn phòng luật sư.
• Business registration agency.

9. Người Việt vận hành LLC từ Việt Nam cần đặc biệt chú ý Trading Address

Wise cho phép:

Nhưng Trading Address phải nằm tại quốc gia nơi Wise Business hỗ trợ doanh nghiệp.

10. Proof of Trading Address cần chuẩn bị gì?

Tài liệu phải thể hiện:

• Tên doanh nghiệp hoặc chủ doanh nghiệp.
• Địa chỉ đầy đủ.
• Ngày phát hành.
• Tên/logo đơn vị phát hành.

Một số giấy tờ Wise chấp nhận theo nguồn:

• Utility Bill.
• Lease/Rental Agreement.
• Bank Statement.
• Credit Card Statement.
• Business Licence.
• Tax Document.
• Business Insurance Policy.

Với utility bill, business registration document hoặc bank statement, nguồn nêu tài liệu thường phải dưới 3 tháng.

11. Làm việc tại nhà thì chứng minh Trading Address thế nào?

Nếu chủ LLC làm việc tại nhà và không có hóa đơn mang tên LLC, một significant owner/director có thể sử dụng một số giấy tờ cá nhân nếu địa chỉ trên tài liệu khớp địa chỉ đã khai.

• Utility bill.
• Bank statement.
• Tenancy agreement.
• ID có địa chỉ.

12. Website hoặc Shopify Store

Wise có thể hỏi:

• Doanh nghiệp bán gì?
• Cung cấp dịch vụ gì?
• Website ở đâu?
• Online storefront ở đâu?
• Mục đích sử dụng Wise là gì?
• Dự kiến giao dịch bao nhiêu mỗi tháng?

Nếu LLC hoạt động E-commerce, nên chuẩn bị website/store trước verification nếu có thể.

Một website rõ ràng nên có tối thiểu:

• Domain hoạt động.
• Sản phẩm thực tế.
• Giá.
• Contact information.
• Shipping Policy.
• Refund/Return Policy.
• Privacy Policy.
• Terms of Service.
• Thông tin doanh nghiệp phù hợp.

13. Mô tả Business Activity nên khai thế nào?

Ví dụ nếu LLC bán quần áo qua Shopify:

• Business activity: E-commerce / Online Retail.
• Products: Apparel and fashion accessories.
• Website: website/store thực tế.

Không nên chọn ngành khác chỉ vì nghĩ ngành đó dễ verify hơn.

14. Expected Monthly Volume

Wise có thể hỏi doanh nghiệp dự kiến:

• Nhận bao nhiêu tiền.
• Gửi bao nhiêu tiền.
• Giao dịch với quốc gia nào.
• Sử dụng tài khoản cho mục đích gì.

Nên khai dựa trên quy mô thực tế hoặc dự kiến hợp lý.

15. Source of Funds có thể được hỏi thêm

Trong quá trình KYC hoặc khi tài khoản bắt đầu giao dịch, Wise có thể yêu cầu thêm tài liệu để hiểu nguồn tiền.

• Bank Statement.
• Invoice.
• Sales records.
• Hợp đồng.
• Tài liệu funding.
• Tài liệu giao dịch liên quan.

Đây không nhất thiết là tài liệu được hỏi ngay khi tạo mọi tài khoản.

16. Quy trình đăng ký Wise Business cho US LLC

1. Chuẩn bị LLC Tối thiểu nên có LLC active, Articles/Certificate, EIN và Operating Agreement.
2. Tạo hoặc đăng nhập Wise Nếu đã có Wise Personal, nguồn cho biết có thể mở thêm Business Account trong cùng login.
3. Chọn Open a business account Với LLC Mỹ: Business Registration Country là United States.
4. Khai thông tin LLC Legal Business Name, Company Type: LLC, EIN và Registered Address phải khớp hồ sơ.
5. Khai Trading Address Khai nơi doanh nghiệp thực tế hoạt động.
6. Khai Business Activity Khai đúng sản phẩm, website, mục đích sử dụng, volume và thị trường.
7. Khai UBO Nếu sở hữu 100%, bạn là 100% UBO.
8. Khai Controller và Director Owner → UBO → Controller có thể cùng là một người tùy cấu trúc thực tế.
9. Verify danh tính Wise có thể yêu cầu Passport → selfie/liveness → verification.
10. Thanh toán phí nếu hệ thống yêu cầu Mức phí phụ thuộc quốc gia đăng ký của doanh nghiệp.
11. Bổ sung tài liệu nếu Wise yêu cầu Có thể gồm Articles, Operating Agreement, EIN confirmation, Proof of Trading Address, Passport hoặc tài liệu khác.

17. Sau khi Wise Business được verify

Nếu tài khoản và khu vực đủ điều kiện, người dùng có thể mở account details cho các currency được hỗ trợ.

Các currency account details có thể bao gồm USD, GBP, EUR và nhiều currency khác tùy khu vực và điều kiện tài khoản.

Với USD có thể có:

• Account Holder.
• Routing Number.
• Account Number.
• Account Type.

18. Wise Business có phải ngân hàng Mỹ không?

Không nên hiểu Wise giống hoàn toàn một ngân hàng truyền thống tại Mỹ.

Wise cung cấp payment/account services và account details thông qua cấu trúc tài chính và banking partners của mình.

19. Những lỗi dễ khiến Wise yêu cầu verify lại hoặc từ chối hồ sơ

1. Dùng Registered Agent làm Trading Address Registered Address ≠ Trading Address.
2. Thông tin LLC không đồng nhất Articles ghi ABC COMMERCE LLC, Wise ghi ABC STORE, EIN ghi ABC COMMERCE LLC → dễ phát sinh yêu cầu bổ sung.
3. Địa chỉ trên proof không khớp Wise khai Address A nhưng Bank Statement ghi Address B.
4. Tài liệu quá cũ Một số Proof of Address phải được phát hành trong vòng 3 tháng gần nhất.
5. Website không thể hiện hoạt động thực tế Khai E-commerce Fashion nhưng website không hoạt động hoặc bán sản phẩm hoàn toàn khác.
6. Khai doanh thu hoặc hoạt động không đúng thực tế Không nên cố làm hồ sơ trông “đẹp” hơn bằng dữ liệu không chính xác.

20. Không nên làm gì khi đăng ký Wise Business?